Energieausweis für die Hausverwaltung — Pflichten, Zuständigkeiten und Kosten 2026

Die Kurzantwort in einem Satz

Die Hausverwaltung muss sicherstellen, dass ein gültiger Energieausweis beim Verkauf oder bei jeder Neuvermietung vorliegt — wer ihn bezahlt, hängt davon ab, ob es sich um eine WEG, ein Miethaus oder einen einzelnen Eigentümer handelt.

Rechtliche Grundlage: § 80 GEG und die Pflicht zur Vorlage

Das Gebäudeenergiegesetz (GEG) schreibt in § 80 vor, dass bei Verkauf, Vermietung, Verpachtung oder Leasing eines Gebäudes oder einer Wohneinheit ein gültiger Energieausweis vorgelegt werden muss. Die Vorlagepflicht gilt bereits bei der ersten Besichtigung — nicht erst beim Vertragsabschluss.

Konkret bedeutet das für die Hausverwaltung: Sie hat die organisatorische Pflicht sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt der Inserierung und Besichtigung ein gültiger Energieausweis für das betreffende Gebäude oder die betreffende Wohnung vorliegt. Die Hausverwaltung ist dabei rechtlich nicht die Ausstellerin des Energieausweises — das darf nur eine qualifizierte Person nach § 88 GEG — aber sie ist dafür verantwortlich, die Ausstellung zu veranlassen und das Dokument bereitzuhalten.

Was gilt als gültiger Energieausweis?

Ein Energieausweis ist gültig, wenn er:

• von einer nach § 88 GEG qualifizierten Person ausgestellt wurde (DIBt-Registriernummer muss auf dem Dokument stehen),
• nicht älter als 10 Jahre ist (ab Ausstellungsdatum),
• den richtigen Ausweistyp für das Gebäude verwendet (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis, je nach § 80 Abs. 4 GEG),
• die korrekte Adresse des Gebäudes enthält.

Ein abgelaufener Energieausweis — also einer, der älter als 10 Jahre ist — ist bei Neuvermietung oder Verkauf nicht mehr rechtsgültig verwendbar. Die Hausverwaltung muss rechtzeitig einen neuen beantragen.

WEG-Verwaltung: Wer beauftragt den Energieausweis?

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Sachlage komplex, weil das Gemeinschaftseigentum der Gemeinschaft gehört und die Verwaltung lediglich im Auftrag der Eigentümer handelt. Das hat direkte Konsequenzen für die Beauftragung eines Energieausweises.

Beschluss der Eigentümerversammlung

Für ein Mehrfamilienhaus im WEG-Eigentum ist in der Regel ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich, bevor die Verwaltung einen Energieausweis beauftragen darf. Der Beschluss sollte regeln:

• Wer als Anbieter beauftragt werden soll (oder: dass die Verwaltung drei Angebote einholt und das günstigste wählt),
• Welchen Ausweistyp (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis) das Gebäude benötigt,
• Aus welchem Konto (Instandhaltungsrücklage oder laufende Kosten) die Ausgabe bestritten wird.

In der Praxis ist ein Energieausweis-Beschluss oft Bestandteil der Tagesordnung beim Jahresabschluss oder wird als Umlaufbeschluss gefasst, wenn Dringlichkeit besteht — etwa weil eine Wohnung vermietet werden soll und kein gültiger Ausweis vorliegt.

Kann die Verwaltung ohne Beschluss beauftragen?

Grundsätzlich darf die Verwaltung laufende Geschäfte bis zu einer bestimmten Summe auch ohne Beschluss erledigen. Ob die Beauftragung eines Energieausweises darunter fällt, hängt vom Verwaltervertrag und von der Höhe der anfallenden Kosten ab. Bei einem Verbrauchsausweis ab 69 € für ein Mehrfamilienhaus sind die Kosten gering genug, dass viele Verwalterverträge das abdecken. Bei einem Bedarfsausweis für ein größeres Objekt (ab 129 € aufwärts) empfiehlt sich die vorherige Absicherung durch Beschluss.

Miethausverwaltung: Beauftragung im Auftrag des Eigentümers

Bei einem Miethaus, das einem einzelnen Eigentümer oder einer Eigentümergesellschaft gehört, ist die Rollentrennung einfacher: Der Eigentümer ist Auftraggeber, die Hausverwaltung handelt als Bevollmächtigte. Die Verwaltung kann den Energieausweis direkt beauftragen, wenn der Eigentümer ihr entsprechende Vollmacht erteilt hat — was in den meisten Verwalterverträgen standardmäßig enthalten ist.

Wer zahlt?

Die Kosten für den Energieausweis trägt immer der Eigentümer — sie können nicht auf Mieter umgelegt werden. Bei Miethausverwaltung rechnet die Verwaltung die Kosten mit dem Eigentümer ab, entweder über die Betriebskostenabrechnung als durchlaufender Posten oder direkt mit Einzelrechnung.

Praktische Empfehlung: Fälligkeitsliste führen

Professionelle Hausverwaltungen führen eine Fälligkeitsliste für alle Energieausweise in ihrem Bestand — mit Ausstellungsdatum und Ablaufdatum. Wer das systematisch macht, vermeidet, dass ein Ausweis in einem ungünstigen Moment abläuft — zum Beispiel genau dann, wenn eine Wohnung kurzfristig wieder vermietet werden muss.

Welcher Ausweistyp für das Mehrfamilienhaus?

Die Wahl zwischen Verbrauchsausweis und Bedarfsausweis richtet sich nach § 80 Abs. 4 GEG und hängt vom Gebäude ab:

Verbrauchsausweis — ab 69 € — für die meisten Mehrfamilienhäuser zulässig

Ein Mehrfamilienhaus mit 5 oder mehr Wohneinheiten darf immer einen Verbrauchsausweis erhalten — unabhängig vom Baujahr. Das gilt auch für ältere Häuser aus den 1960er- oder 1970er-Jahren, sofern sie mindestens 5 Wohneinheiten haben. Für den Verbrauchsausweis braucht die Hausverwaltung die Heizkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre — entweder vom Energieversorger oder vom Heizungsbetreiber.

Bedarfsausweis — ab 129 € — Pflicht bei kleinen Altbauten

Wohngebäude mit bis zu 4 Wohneinheiten, die vor dem 1. November 1977 gebaut wurden und nicht nachträglich auf den Wärmeschutz-Standard 1977 saniert wurden, benötigen einen Bedarfsausweis. Für Zweifamilienhäuser und kleine Mehrfamilienhäuser im Altbaubestand ist das oft der relevantere Ausweistyp. Für den Bedarfsausweis benötigt die Hausverwaltung Bauteilangaben: Außenwände, Fenster, Dach, Keller und Heizungstyp mit Baujahr.

Was kostet der Energieausweis für das Mehrfamilienhaus?

Die Kosten hängen vom Ausweistyp und vom Anbieter ab. Bei spezialisierten Online-Anbietern wie Dr. Energieberater sind die Preise deutlich günstiger als bei lokalen Energieberatern mit Vor-Ort-Begehung:

• Verbrauchsausweis Mehrfamilienhaus (5–10 WE) online: ab 69 €
• Verbrauchsausweis Mehrfamilienhaus (10+ WE) online: je nach Anbieter und Objektgröße
• Bedarfsausweis Mehrfamilienhaus online: ab 129 €, bei größeren Objekten höher
• Vor-Ort-Begehung durch lokalen Energieberater: in der Regel deutlich höher, abhängig vom Aufwand

Wichtig: Der Online-Energieausweis ist rechtlich gleichwertig zum Ausweis nach Vor-Ort-Begehung. Die Rechtsgültigkeit hängt nicht vom Erstellungsweg, sondern von der Qualifikation des Ausstellers ab (§ 88 GEG).

Schritt-für-Schritt: Energieausweis als Hausverwaltung beauftragen

1. Prüfen, ob ein gültiger Ausweis vorliegt: Ausstellungsdatum, Gültigkeit (max. 10 Jahre), richtiger Ausweistyp für das Gebäude.
2. Ausweistyp bestimmen: Baujahr und Anzahl der Wohneinheiten abgleichen mit den Regeln des § 80 Abs. 4 GEG.
3. Bei WEG: Beschluss herbeiführen oder prüfen, ob Verwaltervertrag die Beauftragung abdeckt.
4. Unterlagen zusammenstellen: Für Verbrauchsausweis: 3 Jahre Heizkostenabrechnungen, Wohnfläche, Anzahl WE, Baujahr. Für Bedarfsausweis zusätzlich: Bauteilangaben, Heizungstyp.
5. Online beauftragen: Qualifizierten Anbieter mit DIBt-Registrierung wählen, Online-Fragebogen ausfüllen, Dokumente hochladen.
6. Ausweis erhalten und archivieren: Fertiges PDF prüfen (DIBt-Nummer vorhanden?), im Objektordner archivieren, Ablaufdatum in Fälligkeitsliste eintragen.

CO₂-Abgabe und Energieausweis: Relevanz für die Hausverwaltung

Seit 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es regelt, wie die CO₂-Abgabe auf Brennstoffe (Gas, Öl) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt wird — nach einem 10-Stufen-Modell, das von der Energieeffizienz des Gebäudes abhängt. Je ineffizienter das Gebäude (gemessen am spezifischen CO₂-Ausstoß in kg CO₂/m²/Jahr), desto höher der Anteil, den der Vermieter trägt.

Für die Hausverwaltung bedeutet das: Der Energieausweis ist nicht nur bei Vermietung relevant, sondern auch für die korrekte Berechnung der CO₂-Kostenteilung in der Betriebskostenabrechnung. Ein veralteter oder fehlerhafter Energieausweis kann zu einer falschen CO₂-Abgabenverteilung führen — was im Streitfall zu Nachforderungen führt.

Häufige Fehler der Hausverwaltung beim Energieausweis

• Energieausweis vergessen: Ein Inserat ohne die Pflichtangaben (Energieklasse, Energieträger) verstößt gegen § 80 GEG und kann mit Bußgeld geahndet werden.
• Abgelaufenen Ausweis verwenden: Energieausweise sind 10 Jahre gültig. Danach muss ein neuer ausgestellt werden — auch wenn das Gebäude sich nicht verändert hat.
• Falschen Ausweistyp bestellt: Für Altbauten mit bis zu 4 WE muss der Bedarfsausweis her. Der günstigere Verbrauchsausweis ist in diesem Fall rechtlich nicht zulässig.
• Fehlende DIBt-Nummer: Energieausweise von nicht qualifizierten Ausstellern sind ungültig. Immer auf die DIBt-Registriernummer auf Seite 1 des Ausweises achten.
• Kein Ausweis bei der Besichtigung: Die Vorlagepflicht beginnt bei der ersten Besichtigung — nicht erst beim Vertragsabschluss.

Heizlastberechnung als nächster Schritt

Wenn Sie zusätzlich zum Energieausweis eine Heizlastberechnung nach DIN EN 12831 brauchen — etwa für Heizungstausch oder KfW-Förderung —, übernehmen wir das für Sie als kostenlose Anfrage. Sie senden Ihre Bauteilangaben, wir rechnen, Sie entscheiden ohne Verpflichtung.

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